Psihologija in psihiatrija

Upravljanje časa

Upravljanje časa - to so načini za organiziranje začasnega prostora z namenom njegove najbolj ekonomične in hkrati učinkovite uporabe. Upravljanje časa ima za cilj usposabljanje zavestne pozornosti in nadzora nad časom, ki ga porabi za izvajanje določenih nalog. Sprva se je upravljanje časa uporabljalo izključno v poslovni sferi, postopoma pa so njegove metode postale pomembne za organizacijo in osebni prostor. Metode upravljanja časa sestavljajo različne tehnike, vključno z določanjem začetnih ciljev, načrtovanjem potrebnih ukrepov, dodeljevanjem in prenosom nalog ter sestavljanjem prednostnih seznamov.

Upravljanje časa - kaj je to?

Z razvojem informacij in pospeševanjem življenjske dinamike družbe ter z vse večjimi zahtevami glede značilnosti dela morajo ljudje opravljati vse večje število nalog. Spremljevalci tega procesa so pogosto roki in časovne težave. Tisti, ki vzdržijo takšno obremenitev s tem, da izvajajo vse sile in raziskujejo zadnje rezerve psihe, so pri kroničnem stresu, živčni izčrpanosti, prekomernih duševnih sistemih, ki povzročajo nevrološke in psihosomatske motnje. Za spopadanje s porazdelitvijo obremenitve za optimizacijo dela pomaga taka tehnologija kot upravljanje časa.

Glavni razlog za nastanek upravljanja s časom je vedno večji časovni pritisk. To je pomanjkanje časovnega obdobja, ki je dodeljeno po urniku za izvedbo dodeljenega dela v povezavi z nepravilno organizacijo dejavnosti s strani zaposlenega ali uprave. Razlogi za pomanjkanje časa so pomanjkanje delovnega načrta, neustreznost pri ocenjevanju sposobnosti posameznika, šibka raven nadzora nad osebnimi potrebami, odsotnost ali nezadostna raven motivacije.

Učinkovito upravljanje s časom temelji na dobrem načrtovanju, ki se začne z dnevno analizo o tem, kateri ukrepi so bili porabljeni za kako dolgo, kar omogoča pripravo najustreznejšega načrta. Pri načrtovanju je smiselno razdeliti cilje, ki jih postavlja njihova nujnost, in vključiti le tisto količino nalog, s katerimi se lahko človek resnično spopade (ne bi smeli slikati cel dan, bolje je načrtovati 60% časa in pustiti 40% za nepričakovane naloge).

Za dolgoročne cilje je načrtovanje navzdol pomembna točka - večletna naloga je razdeljena na letne, letne, četrtletne, nato mesečne in dnevne načrte. Ko pride do nepričakovane spremembe pogojev, nastane potreba po prerazporeditvi nalog in postavitvi vprašanja njihove prednostne naloge.

Upravljanje s časom - Upravljanje s časom

Časovno načrtovanje vključuje tako korporativno upravljanje časa kot tudi osebno upravljanje časa. Iz prvih pravil osebnega prostora - da ne delate v prostem času, poskusite dokončati vse delovne zadeve v času, ki je dodeljen za to, zmanjšajte čas, porabljen za življenje, načrtujte svoj prosti čas, tako da je prisoten kot kulturni in čustveni dogodki (koncerti, razstave, gledališča) in fizično (šport, aktivna rekreacija). Posebno pozornost je treba posvetiti prostemu času sredi delovnega tedna in izpolniti vsaj en večer z aktivnimi aktivnostmi, pa tudi prosti čas na poslovnih potovanjih, kjer je vredno nekaj ur posvetiti ogledu.

Osnove upravljanja s časom temeljijo na obvladovanju najbolj dragocenega in neobnovljivega vira - časa. Ta življenjska strategija vključuje teoretične vidike, določene filozofske poglede, pa tudi številna načela in praktične metode za strukturiranje vašega začasnega prostora. Seveda, brez notranjega zavedanja in podpore idejam razumne porabe časa, bodo praktična priporočila zaradi pomanjkanja stabilnosti pri njihovem izvajanju manj učinkovita.

Sodobno ime te smeri samo-razvoja ne odraža njegovega nedavnega videza. Že v antičnih časih so se ljudje zanimali za vprašanje najbolj optimalne organizacije lastnega bitja. Filozofi tistega časa, ki si prizadevajo za večjo učinkovitost svojega lastnega, so govorili o vplivu načrtovanja dejavnosti na njegovo produktivnost in se osredotočali na izvajanje ukrepov glede na njihov pomen.

Zdaj obstajata dve glavni področji: korporativno upravljanje s časom in upravljanje osebnega časa. Korporacija je pomembna v velikih podjetjih, za menedžerje, ki načrtujejo delovni načrt celotnega podjetja, vsak oddelek in naloge določene osebe. V ta namen upravljavec razvrsti stopnjo pomembnosti tekočih nalog in določi roke, kakor tudi število nalog, ki jih je vredno razdeliti zaposlenemu, opravi nadzor nad izvajanjem.

Za korporativno upravljanje s časom - karakteristika upravljanja časa je spremljanje časovnih stroškov za nadaljnje načrtovanje urnika. Pomembna je tudi formulacija več nalog na dan, kar preprečuje stagnacijo dejavnosti, če iz tehničnih razlogov ni mogoče opraviti ene od nalog v določenem časovnem obdobju.

Upravljanje osebnega časa zadeva posameznika in lahko vpliva na njegovo poklicno področje in osebni čas, razvoj, odnose. Upravljanje z osebnim časom je pomembno, ko se v vaši glavi vrti panična misel »nimam časa«. Če še vedno ne potrebujete pomoči resnih strokovnjakov, vendar menite, da se sile iztekajo, ste se zvije, ste nenehno delali, lumen pa ni viden, zato je čas, da posvetite pozornost interakciji s časom. Upravljanje časa vam bo pomagalo vzpostaviti njegovo uporabo, toda preden izvedete praktična priporočila, naredite premor in ugotovite, kakšen je vaš notranji cilj, kakšni so vaši pravi cilji. S pomanjkanjem motivacije in sledenjem tujih ciljev bo kompetentno načrtovanje seveda izboljšalo situacijo, vendar se vaše oči ne bodo prižgale in ne boste dobili navdihnjene motivacije. Glavno zagotovilo za uspeh in hitro premagovanje zastavljenih ciljev je zadovoljstvo, ki ga je prejel od procesa njihovega izpolnjevanja in dokončanja.

Osnove upravljanja s časom lahko zmanjšajo izčrpanost duševnih rezerv in povečajo produktivnost ne zaradi uporabe več sil, temveč s pomočjo njihove pravilne porazdelitve.

Upravljanje časa ni usmerjeno v delo, močnejše ali ves čas. Ta metoda govori o tem, kako učinkovito delati, da ostane moč in navdih, da bi živeli in razvijali osebne sfere, ki so bistvene za osebni občutek posameznika. Začetno načrtovanje omogoča, da se porabi do deset minut, da se prihranijo celih ur, ki jih lahko v prihodnosti preživimo z veseljem.

Učinkovito upravljanje s časom ni nekaj transcendentalnega, kar zahteva posebne veščine in usposabljanje, začne se z vključitvijo načrtovanih nalog v seznam - piše v zvezek, vnaša v telefon, uporablja posebne aplikacije, vendar je potrebno popraviti potrebne cilje. Ta seznam je treba pregledati in preveriti glede ustreznosti, urediti skozi ves dan v skladu z novimi cilji in spremembami prednostnih nalog. Vsaka naloga mora imeti določene roke, čas začetka. Psihološka metoda spodbujanja nadaljnjih aktivnosti bo označevanje ali brisanje dokončanih predmetov.

Upravljanje časa pomaga upravljati čas, s čimer življenje postane bolj nasičeno, produktivno in udobno.

Pravila upravljanja časa

Časa ni mogoče vrniti, raztegniti ali ustaviti, vendar ga je mogoče nadzorovati s spreminjanjem nasičenosti uporabnosti dogodkov, ki se zgodijo v enem samem časovnem obdobju.

Poleg uporabe tehnik upravljanja časa, ki bodo podrobneje obravnavane v nadaljevanju, sledite organizaciji življenja. Na primer, ohranjanje vrstnega reda in strukture v delovnem prostoru bo prihranilo čas pri iskanju potrebnega dokumenta, mape ali nečesa drugega. Organizacija delovnega prostora je tista, kjer morate začeti optimizirati svoje dejavnosti. Naredite vse, kar je v vaši moči, da okolje okoli vas prispeva k vaši produktivnosti, navdihuje in naredi, da želite biti aktivni. Poiščite naprave za pomoč (neumno je uporabljati pisalni stroj, ko je prenosni računalnik), vzdržujte red vsak dan (to je lažje kot kopati naplavine vsakih šest mesecev).

Delujemo bolj učinkovito, ko smo v dobrem stanju. Zato je treba poskrbeti za ohranjanje zdravja in učinkovitosti telesa, tako da mu zagotovimo sredstva za obnavljanje energije in počitek. Pomembno je, da se lahko pravočasno ustavite, se zavedate, da ne morete spremeniti vseh primerov, tudi če prenehate jesti in spati. Delo na izčrpanje ne bo prineslo ustreznih rezultatov, potem pa bo telo še vedno vzelo porabljena sredstva, preko bolezni ali depresije. Na prvem mestu bi morali vedno stati, dragi ljudje in odnosi, nato pa delovni trenutki. Zato si nastavite urnik in se sprostite, pijte vitamine in spite na udobni blazini.

Pri načrtovanju vaših prihodnjih dejavnosti upoštevajte vaše individualne značilnosti in bioritme in ne sledite primerom nekoga. No, tukaj ni treba imenovati "sove" za jutranji posel, ki zahteva maksimalno koncentracijo ali hitrost, prav tako kot je bolje, da ličinke raztovorijo svoj večer iz odgovornih sestankov. Upoštevajte posebnosti svojega življenja, še posebej tiste od njegovih trenutkov, v katerih ste zasedeni, če čakate (zavijete, cesti, zamudite na drugo osebo). Takrat, kar veliko ljudi zapravlja, lahko naredite nekaj stvari, kot je branje knjige ali članka, načrtovanje za jutri, nekaj klicev, odgovarjanje na sporočila, dodajanje šala itd.

K kreativnemu pristopu - ustvarite si cilj, da najdete čim več priložnosti za opravljanje novih nalog. Sprva bo težko, ko pa postane življenjski slog, boste opazili, da izvajanje samodejnih dejanj lahko vključuje tudi druge dejavnosti (poslušanje avdio knjige, medtem ko čistite ali opravljate nekaj klicev med tipkanjem dokumenta).

Naredite načrte - za dan, za leto, za življenje in si prizadevati za izpolnitev točk. Izberite najpomembnejšo nalogo za danes in takoj začnite njeno izvajanje. Načrtovano zadevo je treba izvesti brez odlašanja, kajti bolj ko začnete z začetkom, težje boste začeli kasneje in bolj se bo stanje poslabšalo.

Najpogosteje pri načrtovanju imamo dobro predstavo, kako bo izgledal začetek dejavnosti, vendar načrtovanje dokončanja ni nič manj pomembno. To vključuje parametre, kot je čas, ki je potreben za izvedbo aktivnosti, kakšen naj bi bil končni rezultat, v katerih primerih prenehate delati ne glede na rezultat in v katerem spremenite smer aktivnosti ali prilagodite podrobnosti.

Določitev pomena, zamudna in zmožnost dodajanja potrebnih in nenadnih nalog, kot so Tetrisove številke, so nepogrešljive lastnosti upravljanja s časom, katerih izvajanje zahteva plastičnost in pripravljenost na spremembe ob ohranjanju splošne smeri gibanja.

Upravljanje časa - kako vse narediti?

Želja po času je polna nevroze, depresije in živčnih zlomov, saj nihče ne more storiti prav to. To je kot želja vseh - kar je razumljivo, vendar ni res izvedljivo. Potrebno je objektivno gledati na stanje, oceniti vaše sposobnosti, potrebe, sposobnosti in dodeljene naloge. In izberite tisto, kar je najpomembnejše, da bi imeli vsaj to in ne razpršeni na vse vrste dejavnosti, s čimer boste izgubili doseganje zelo specifičnih stvari. Mi lahko kar lahko. Zdaj morate vedeti, kaj je to.

Kako narediti vse? Pri tem lahko pomaga upravljanje časa. Za začetek je vredno odvzeti večino neprimerne odgovornosti in zavreči nekatera vprašanja. Pomembno je, da ne odlašamo za nedoločen čas, namreč, da se odreknemo (v prvi možnosti vas bo neizpolnjena naloga ves čas moralno potiskala, v drugem boste dobili svobodo in čas). Naloge iz prenosnika lahko izbrišete, kar bo nekako rešeno brez vašega posredovanja (izklop električne energije na tem območju, pomoč starim ženskam na ulicah, iskanje zaposlitve za prijatelje - vse, kar je izven vaše odgovornosti).

V preostalih primerih glej možnost prenosa. Konec koncev, ne potrebujete vseh dejanj za izvedbo. Avtorjev projekt, izlet k zdravniku, predstavitev je vaša, vendar lahko prijatelja, ki gre v napačno smer, prosi za plačilo računa za stanovanje. Prav tako prepustite tem vprašanjem, ki jih lahko prenesete, če pa jih naredite sami, boste razvili nekaj pomembnih lastnih veščin. Ta obrazec bo porabil vaš čas zdaj, vendar ga bo shranil v prihodnosti, in morda ne samo čas, ampak tudi materialne vire (navsezadnje, če se boste naučili spremeniti kolo sami, potem boste prihranili na storitvah vlečnega vozila in avtomobilske službe, in tudi preživeli čas porabili za čakanje).

Če zavrnemo nepotrebno, ostaja zelo specifičen seznam primerov, ki lahko neposredno vplivajo na vaše življenje in so na vašem področju odgovornosti. Opravite vsa navodila glave, imate čas, da naredite svoje ideje, medtem ko se še sprostite. Vse to lahko storite, če upoštevate pravila upravljanja časa, ki se začnejo s pripravo svojega urnika. To velja tako za standardne osemurne pisarne in samostojne delavce, ki v celoti upravljajo svoj čas. Prvi naj načrtuje svoje delo, da bi imel čas, da to stori med delovnim časom, in ne potegne domov, drugi, tako da se delo na splošno odvija in se izvaja redno.

V skladu z osnovnimi pravili upravljanja časa je treba določiti prednost in začeti z najpomembnejšo stvar. Prenesite sekundarne naloge za preostali čas ali jih lahko izvedete med pomembnimi (na primer med potovanjem iz enega srečanja v drugega lahko plačate račune, pokličete prijatelja ali si ogledate novice). Izbrane primere poskušajte izvajati dosledno in jih ne motijo ​​sekundarne naloge in z njimi povezane motnje. Najbolj učinkovit način je, da vzamete samo en primer in ga dokončate, nato pa nadaljujete le do drugega. V nasprotnem primeru tvegate, da ne boste izpolnili rokov z več projekti hkrati, povečali boste raven čustvenega stresa in zmanjšali učinkovitost zaradi stalnega preklapljanja med različnimi nalogami.

Upravljanje s časom vključuje zmožnost zmanjševanja motenj - komunicirati z zaposlenimi v času kosila, z družino po delu. Zaprite socialne mreže in odvrnite pozornost od gledanja smešnih videoposnetkov - te nevidne manjše motnje vzamejo večino časa. Organizirajte prostor na način, ki prispeva k delu: skrbite za dobro razsvetljavo, udobno pohištvo, razpoložljivost le potrebnih pripomočkov; če delate doma, potem odstranite pokrovčke-blazine-igrače in druge stvari, ki vas zapeljejo iz oči, ustvarite delovno okolje. Filtrirajte informacije, ki prihajajo k vam. Možgani ne razlikujejo, kako pomembne in koristne so informacije, ki prihajajo od zunaj, analizira, obdeluje, spominja, zapravlja svoje rezerve. Ne nalagajte glave z neuporabnimi informacijami, konfigurirajte filtre v družabnih omrežjih, naročnine in druge vire novic. Če porabite za to uro ali dve, boste prihranili čas pri ogledu celotnega nabora informacij in prihranili svežino dojemanja.

Osnovno pravilo upravljanja časa je, da pravilno organizirate svoj dopust. Ne pozabite, da je treba med delovnim dnem opraviti 15-30 minut kratkih prekinitev za spreminjanje dejavnosti in ohranjanje delovne sposobnosti, pa tudi en velik odmor za kosilo. Poskrbite za večerni in vikend prosti čas, načrtujte svoje počitnice - vse vrste rekreacije vam prinašajo nova čustva in temeljijo na načelu spreminjanja dejavnosti in pogojev. Oseba, ki je obremenjena z enako vrsto aktivnosti, se hitro utrudi, duševni procesi so zatirani in izguba se interes, zato, če v vašem delovnem delu ni prostora za raznolikost, je vaša naloga razvejati prosti čas in ustaviti čim več.

Kako narediti vse? Upravljanje časa pravi, da ima več časa in tehnika "zadnji dan" pomaga zavreči nepomembne zadeve. Predstavljajte si, kaj ste pustili živeti en dan, na kaj bi ga porabili? Примерно с таким ощущением стоит просыпаться и стремиться жить, делая то, что необходимо максимально быстро, чтобы успеть больше. Ведь время не восстановишь, не купишь в аптеке.

Планируйте список предстоящих задач заранее, тогда на следующий день вы будете видеть, куда вам двигаться дальше. Nenehno se ukvarjamo s prilagajanjem seznama: bistveno motivira brisanje izdelanih točk, prerazporeditev ali dodajanje novih pa odraža trenutno stanje.

Poiščite motivacijo in naredite stvari, ki so zanimive za vas. Dejavnost, ki ne prinaša osebnega interesa, se bo zdela težka, izvajanje pa bo zahtevalo veliko truda. Zato je tako pomembno, da sami najdete zunanjo ali notranjo motivacijo, svoj osebni pomen izvedenih dejanj. Oseba, ki ima svoje lastno poslanstvo in osebo, ki na enakih položajih opravlja to, kar so rekli, se bo pod enakimi pogoji počutila drugače in imela drugačno učinkovitost.

Načela upravljanja časa

Upravljanje časa ima številne tehnike in načela, katerih znanje in uporaba pomagata strukturirati svoj čas. Ključni trenutek pri upravljanju časa je določanje prednostnih nalog, kar jim dodatno pomaga, da jih učinkovito načrtujejo ali prenesejo. Na prvem mestu je vedno najpomembnejša naloga z največjimi negativnimi posledicami, ostale pa se izvajajo šele po njenem izvajanju.

Za porazdelitev ciljev glede na njihov pomen je primerna precej preprosta metoda ABCGD, kjer je črki A dodeljena najpomembnejša vprašanja in nadalje zmanjšati stopnjo pomembnosti. Običajno lahko primere, ki spadajo v kategorijo D, izbrišete s seznama opravil ali izvedete s prostim časom, notranjo močjo in željami. V primeru enake stopnje škode, če ni izpolnjenih več nalog, se jim dodeli kategorije A1, A2 in naprej. Izvajajo se v skladu s svojimi številkami, pri čemer ohranjajo strogo zaporedje in načelo naslednje naloge po zaključku prejšnje. Tukaj se sproži zakon obvezne učinkovitosti, ker ni dovolj življenja, da bi lahko naredili vse, vendar lahko naredite najpomembnejšo stvar, če se osredotočite na izbrani primer. Izberite najbolj donosne, donosne, pomembne in se osredotočite na to dejavnost.

Metode upravljanja s časom so različne in se osredotočajo na poudarjanje glavne stvari - to je ena izmed njih. Razvrščene primere je mogoče sistematizirati z Eizekhauerovim načelom, v katerem so vse naloge razdeljene v štiri skupine in imajo ustrezne strategije odločanja, ki so optimalne za vsako skupino. Prioritetne naloge, na katere je vredno osredotočiti vso svojo pozornost, so nujne in pomembne, največkrat pa neuspeh pri izvajanju takšnih dejanj prinaša najslabše rezultate. Pomembne in nujne zadeve je seveda mogoče preložiti za nekaj časa, vendar je smiselno, da se jim dodeli določeno časovno obdobje, saj so zaradi nenehne odložitve pomembnih zadev nujni in se povečuje obseg prve kategorije, kar ustvarja nepotrebno breme. Nujne in ne pomembne stvari - tiste naloge, ki nenehno kradejo vaš čas, odvrnejo pozornost od pomembnih stvari. Poskusite čim bolj zmanjšati njihovo število ali prerazporediti druge. Ne nujne in nepomembne zadeve se lahko zaupajo nekomu drugemu ali pa se ne opravljajo.

Načelo "jesti žabo zjutraj" se je rodilo iz prilike o tem, da če je treba na ta dan pojesti žabo, je bolje jesti jo zjutraj in ne trpeti preostanek dneva, ni verjetno, da bi se vam zgodilo kaj slabšega. Žaba v tej izvedbi primerja s prisotnostjo neprijetne afere, katere odložitev bo povečala vaš čustveni stres, približala negativne posledice. V takih primerih je potrebno ukrepati odločno in brez odlašanja - čim prej in hitro narediti potrebne stvari. To so situacije, ko morate poklicati stranko, ki vam ni všeč, ali razlago skupnih resnic podrejenemu ali odpuščanje osebe. Začnite svoje delo s tem, da se znebite teh "žab", in si zagotovite pozitiven odnos in občutek zmage do konca dneva.

Načelo upravljanja časa vljudno "ne" pomaga prihraniti veliko časa. Vadite zanikanje zahtev, ki niso del vaših prednostnih nalog ali delovnih nalog. Bodite taktični, ne zavrnite ne osebi, ampak ponujeni nalogi. Določite sami z zavrnitvijo, kako neproduktivne ukrepe, lahko prihranite veliko časa. To so lahko redni prehodi dima in kava s sodelavci, razprava o najnovejših tračeh in novicah, telefonski pogovori, ki niso povezani z delom, opravljanje dela nekoga drugega. Doma so lahko brez smisla gledati promocijske ponudbe, preklapljati med kanali, brskati po družbenih trakovih ali izpolnjevati neskončne zahteve sosedov. Naučite se zavrniti, spoštovati osebo in svoj čas.

Pravilo "konjev in vozičkov" je iskanje harmonije med potrebo po opravljanju in možnostjo počitka, ki jo je mogoče prilagoditi s stalnim spremljanjem seznama potrebnih nalog. Morda so nekatere od vaših običajnih in celo samodejnih dejanj več neustrezne ali formalne, nekatere dejavnosti pa so sčasoma dobile bolj priročno obliko izvajanja (osebni sestanek na drugem koncu mesta se lahko nadomesti s Skypeom, pošiljanje posameznih pisem z glasilom). Nenehno gledal takšne spremembe, lahko ne samo obremenitev "voziček" z novimi odgovornostmi, ampak tudi znebiti starih in nepotrebnih, da ne bi preobremenili sami stanje, v katerem je nemogoče premakniti.

Načelo upravljanja s časom "jesti slona" je kodno ime za situacije, ko je potrebno rešiti svetovni problem. Najpogosteje se takšni cilji sčasoma raztegnejo in se ne odločijo v enem mesecu, zahtevajo nenehno vlaganje energije in rezultati, ki bodo zadovoljili njihovo prisotnost, se ne bodo pojavili kmalu. Za tako velike "slone" je primerno, da jih razdelimo na podzadeve ("kosi, ki jih lahko jemo naenkrat"). Načrtujte svoje veliko podjetje v več fazah, ki imajo svoj logičen zaključek, tako da bo vidno dokončanje enega spodbudilo izvajanje naslednjega. Načelo je primerno ne le za velike, ampak tudi za dolgoročne projekte. Naloge je treba razčleniti z večjega na manjše, dokler načelo ne postane jasno in pregledno, naloge same pa ne prenehajo povzročati zastrupitve v svoji prostranosti.

Načelo "švicarskega sira" je nekoliko podobno "jesti slona", razlika je v tem, da se "slon poje" po določenem zaporedju, ki ima svojo logiko in nujnost, medtem ko se pri "jedenju sira" lahko premaknete kaotično in začnite ali nadaljujte od mesta, kjer ste zdaj najbolj priročni ali lahko dostopni.

Uporaba teh metod je sama po sebi precej učinkovita, vendar lahko od vas zahteva, da se kreativno prilagodite, saj boste za eno situacijo morda morali uporabiti več tehnik, prav tako pa morate razlikovati, katere tehnike so najbolj učinkovite za reševanje vprašanj.

Oglejte si video: Upravljanje časa? Neumnost in nemogoče! (September 2019).